Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT là văn bản đi kèm bắt buộc khi doanh nghiệp lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng một tháng.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập bảng kê này dựa trên quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Điều kiện áp dụng bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT
Doanh nghiệp chỉ được lập bảng kê này khi thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện:
- Các hóa đơn bị sai sót phát sinh trong cùng một tháng.
- Các hóa đơn này xuất cho cùng một khách hàng.
- Các hóa đơn có cùng nội dung sai sót (ví dụ: cùng sai đơn giá, cùng sai thuế suất hoặc cùng sai tên hàng hóa).
Các chỉ tiêu cần điền trên Mẫu số 01/BK-ĐCTT
Dựa trên cấu trúc mẫu tại Phụ lục IA của Nghị định 70, bạn cần hoàn thiện các thông tin sau:
- Thông tin định danh: Tên đơn vị bán, Mã số thuế, Địa chỉ và thông tin tương tự của bên mua.
- Danh sách hóa đơn sai sót: Liệt kê chi tiết từng tờ hóa đơn bị sai gồm: Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và ngày lập.
- Nội dung sai sót: Ghi rõ lý do điều chỉnh (ví dụ: điều chỉnh giảm giá do hàng lỗi, điều chỉnh sai địa chỉ…).
- Số liệu điều chỉnh (nếu có): Nếu điều chỉnh về giá trị, bạn cần ghi rõ số tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế của từng hóa đơn. Tổng cộng các dòng này phải khớp với số liệu trên tờ hóa đơn điều chỉnh/thay thế cuối cùng.
Quy trình thực hiện
- Lập văn bản thỏa thuận: Trước khi lập bảng kê và hóa đơn mới, bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận (biên bản) ghi rõ các lỗi sai của danh sách hóa đơn đó.
- Khởi tạo bảng kê trên phần mềm: Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đã tích hợp sẵn mẫu này. Bạn chọn chức năng “Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn” và chọn các hóa đơn cần xử lý để phần mềm tự động lấy dữ liệu vào bảng kê.
- Ký số và gửi: Bảng kê sau khi lập xong phải được ký số và gửi đính kèm cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới lên hệ thống của Cơ quan Thuế.
- Lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu giữ bảng kê này cùng với hóa đơn gốc và văn bản thỏa thuận để xuất trình khi có yêu cầu thanh tra.
Lưu ý: Việc sử dụng bảng kê giúp dữ liệu thuế minh bạch và gọn gàng hơn, tránh việc phải xuất hàng chục hóa đơn điều chỉnh lẻ tẻ.
Cách tính toán số âm hoặc dương cho bảng kê?
Việc ghi số âm hay dương trên Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT phụ thuộc hoàn toàn vào loại hóa đơn bạn chọn để xử lý sai sót (Điều chỉnh hay Thay thế) và thực tế biến động của giá trị hàng hóa:
1. Khi lập Bảng kê cho Hóa đơn ĐIỀU CHỈNH
Đây là trường hợp phổ biến nhất cần sử dụng số âm/dương để phản ánh sự chênh lệch so với hóa đơn gốc:
- Ghi số âm (-): Khi bạn cần điều chỉnh GIẢM các chỉ tiêu như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.
- Ghi số dương (+): Khi bạn cần điều chỉnh TĂNG các giá trị này để khớp với thực tế thanh toán hoặc quyết toán.
2. Khi lập Bảng kê cho Hóa đơn THAY THẾ
Khác với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và bảng kê đi kèm thường không ghi số âm:
- Cách ghi: Bạn ghi đúng giá trị thực tế cần xuất (số liệu chuẩn sau khi đã sửa sai) cho từng tờ hóa đơn trong danh sách.
- Bản chất: Vì hóa đơn thay thế sẽ xóa bỏ hoàn toàn hiệu lực của các hóa đơn cũ, nên số liệu trên bảng kê phải thể hiện giá trị cuối cùng mà người mua phải thanh toán.
3. Nguyên tắc tính toán tổng quát
- Khớp dữ liệu: Tổng cộng các dòng giá trị (tăng/giảm) trên Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT phải khớp tuyệt đối với tổng giá trị ghi trên tờ hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất mà bạn phát hành.
- Căn cứ ghi nhận: Mọi con số tăng (+) hay giảm (-) phải dựa trên các văn bản chứng minh như biên bản nghiệm thu, phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận sai sót giữa hai bên.
