Các trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: doanh nghiệp chấm dứt mã số thuế, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, bị cưỡng chế nợ thuế, tạm ngừng kinh doanh, bán hàng lậu/hàng giả, lập hóa đơn khống, có rủi ro cao về thuế hoặc chưa cập nhật dữ liệu dân cư. Việc ngừng sử dụng được cơ quan thuế thực hiện tự động hoặc thông qua Thông báo Mẫu số 01/TB-NSD.
Tổng Quan & Căn Cứ Pháp Lý Về Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ kế toán quan trọng phản ánh giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Việc ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng HĐĐT là biện pháp quản lý hành chính thuế nhằm ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn, trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn bất hợp pháp. Khung pháp lý hiện hành điều chỉnh vấn đề này bao gồm:
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: Quy định nguyên tắc chung về quản lý thuế, đăng ký, sử dụng hóa đơn và các biện pháp cưỡng chế hành chính thuế.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (Điều 16): Quy định chi tiết về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC (Điều 8): Quy định chi tiết 11 trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT, quy trình giải trình và thẩm quyền xử lý của cơ quan thuế.
- Nghị định số 252/2026/NĐ-CP (Điều 69): Quy định biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.
- Công văn số 7714/CT-CĐS: Hướng dẫn nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin xử lý rủi ro và tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử.
11 Trường Hợp Bị Ngừng Hoặc Tạm Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế thuộc một trong 11 trường hợp dưới đây sẽ bị cơ quan thuế ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:
| STT | Trường hợp vi phạm / Trạng thái | Hình thức áp dụng | Cơ chế xử lý & Mẫu thông báo |
|---|---|---|---|
| 1 | Chấm dứt hiệu lực mã số thuế (do giải thể, phá sản, thu hồi GCNĐKKD) | Ngừng sử dụng HĐĐT | Tự động ngừng trên Hệ thống thông tin quản lý thuế |
| 2 | Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (CQT xác minh & thông báo) | Ngừng sử dụng HĐĐT | Tự động ngừng tiếp nhận dữ liệu HĐĐT |
| 3 | Tạm ngừng kinh doanh (doanh nghiệp chủ động hoặc theo yêu cầu) | Tạm ngừng sử dụng | Hệ thống phát thông báo tự động Mẫu 01/TB-NSD |
| 4 | Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn | Ngừng sử dụng HĐĐT | Đồng bộ Quyết định cưỡng chế sang hệ thống HĐĐT |
| 5 | Phát hiện hành vi bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, vi phạm SHTT | Ngừng/Tạm ngừng | Thông báo yêu cầu giải trình trong 03 ngày làm việc. |
| 6 | Lập HĐĐT bán khống hàng hóa, dịch vụ; có văn bản từ Cơ quan công an/Tòa án | Ngừng sử dụng HĐĐT | Thủ trưởng CQT ban hành Thông báo Mẫu 01/TB- NSD |
| 7 | Cơ quan nhà nước yêu cầu tạm ngừng ngành nghề kinh doanh có điều kiện | Tạm ngừng/Ngừng | Gửi thông báo điện tử yêu cầu giải trình. |
| 8 | Không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền do đổi ngành nghề | Ngừng HĐĐT máy tính tiền | Ban hành Thông báo Mẫu số 01/TB-NSD |
| 9 | Hộ/Cá nhân kinh doanh không cập nhật/đối chiếu dữ liệu dân cư quá 10 ngày | Tạm ngừng sử dụng | Tự động tạm ngừng đến khi cập nhật chuẩn hóa |
| 10 | Xác định có hành vi trốn thuế, thành lập để mua bán HĐĐT không hợp pháp | Ngừng sử dụng HĐĐT | Thủ trưởng CQT ban hành Thông báo Mẫu 01/TB- NSD |
| 11 | Thuộc diện rủi ro rất cao / rủi ro cao về thuế và hóa đơn | Tạm ngừng/Ngừng | Gửi thông báo yêu cầu giải trình (tối đa 2 lần) |
Quy Trình Xử Lý & Giải Trình 2 Bước Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC
Khi người nộp thuế rơi vào diện có dấu hiệu rủi ro cao hoặc cần kiểm tra xác minh, cơ quan thuế áp dụng quy trình giải trình 2 bước trước khi đưa ra quyết định chính thức:
- Bước 1 – Thông báo yêu cầu giải trình Lần 1: Cơ quan thuế gửi thông báo điện tử yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin tài liệu. Người nộp thuế có thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để thực hiện giải trình qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2 – Thông báo giải trình Lần 2 (nếu Lần 1 chưa đạt): Trong trường hợp người nộp thuế không giải trình hoặc nội dung giải trình Lần 1 chưa chứng minh được tính hợp pháp, cơ quan thuế tiếp tục gửi Thông báo Lần 2 trong thời hạn 01 ngày làm việc. Người nộp thuế có tiếp 03 ngày làm việc để bổ sung giải trình.
- Sử dụng HĐĐT từng lần phát sinh trong thời gian giải trình: Trong thời gian 03 ngày làm việc thực hiện giải trình, để tránh gây đứt gãy hoạt động kinh doanh, người nộp thuế vẫn được xem xét cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT) theo Thông báo Mẫu số 01/TB-SDPS.
- Ban hành Thông báo Mẫu 01/TB-NSD: Nếu hết thời hạn Lần 2 mà người nộp thuế không giải trình hoặc nội dung giải trình không chứng minh được hoạt động kinh doanh hợp pháp, Thủ trưởng cơ quan thuế chính thức ban hành Thông báo ngừng/tạm ngừng sử dụng HĐĐT (Mẫu 01/TB-NSD).
Hướng Dẫn Cách Xử lý
Khôi phục hoạt động sử dụng hóa đơn điện tử:
Khi người nộp thuế giải trình thành công, hoặc đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt vào Ngân sách Nhà nước (đối với trường hợp bị cưỡng chế), cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-SD. Hệ thống quản lý thuế sẽ tự động mở lại quyền xuất hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Giải pháp cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh khi bị cưỡng chế (Mẫu 06/ĐN-PSĐT):
Đối với doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, nếu có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng để lấy nguồn tiền thanh toán cho người lao động hoặc duy trì sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể làm đơn gửi cơ quan thuế đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Điều kiện bắt buộc là doanh nghiệp phải nộp ngay tối thiểu 18% giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn vào Ngân sách Nhà nước.
Tác động đối với Hóa đơn Ủy nhiệm & Rủi ro cho Bên mua:
- Hóa đơn ủy nhiệm: Trường hợp bên ủy nhiệm hoặc bên nhận ủy nhiệm bị ngừng/tạm ngừng sử dụng HĐĐT, thông báo ngừng sẽ được gửi đồng thời cho cả hai bên và việc ủy nhiệm lập hóa đơn lập tức hết hiệu lực.
- Rủi ro cho bên mua: Hóa đơn lập kể từ ngày Thông báo Mẫu 01/TB-NSD có hiệu lực thi hành bị xác định là hóa đơn không hợp pháp. Bên mua sử dụng các hóa đơn này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Tổng Hợp Các Mẫu Biểu Điện Tử Sử Dụng Trong Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử
| Ký hiệu Mẫu biểu | Tên Mẫu biểu hành chính | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Mẫu số 01/TB-NSD | Thông báo về việc ngừng/tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử | CQT chính thức thông báo việc khóa/tạm khóa HĐĐT. |
| Mẫu số 01/TB-SD | Thông báo về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử | Cho phép mở lại quyền sử dụng HĐĐT. |
| Mẫu số 01/TB-SDPS | Thông báo về việc sử dụng HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh | Cho phép xuất hóa đơn lẻ trong thời gian giải trình. |
| Mẫu số 06/ĐN-PSĐT | Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh | Doanh nghiệp chủ động nộp khi cần cấp hóa đơn lẻ. |
| Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT | Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT | Chủ động đề nghị tạm ngừng hoặc cập nhật thông tin HĐĐT. |
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn lập kể từ thời điểm Thông báo Mẫu số 01/TB-NSD có hiệu lực thi hành bị xác định là hóa đơn không hợp pháp. Bên mua sử dụng các hóa đơn này sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo điện tử Lần 1 của cơ quan thuế để gửi văn bản giải trình. Trường hợp cơ quan thuế gửi Thông báo Lần 2, doanh nghiệp có thêm 03 ngày làm việc tiếp theo để bổ sung tài liệu giải trình.
Hộ kinh doanh cần khẩn trương đăng nhập ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công để cập nhật, chuẩn hóa thông tin CCCD/VNeID khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sau khi đối chiếu thành công, cơ quan thuế sẽ phát hành Mẫu số 01/TB-SD để khôi phục quyền sử dụng hóa đơn.
Có thể. Doanh nghiệp được phép đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh (Mẫu số 06/ĐN-PSĐT) để duy trì hoạt động kinh doanh, với điều kiện phải nộp ngay tối thiểu 18% tổng giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn vào Ngân sách Nhà nước.
Khi bên ủy nhiệm hoặc bên nhận ủy nhiệm bị ngừng/tạm ngừng sử dụng HĐĐT, thông báo ngừng sẽ được gửi đồng thời cho cả hai bên và việc ủy nhiệm lập hóa đơn lập tức bị hủy bỏ hiệu lực cho đến khi có thông báo tiếp tục sử dụng (Mẫu 01/TB-SD).
