Trong quản lý doanh nghiệp, việc kiểm soát hàng tồn kho không chỉ giúp tránh thất thoát mà còn là căn cứ để tính giá vốn hàng bán, từ đó xác định chính xác lợi nhuận thực tế. Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, mẫu S2c-DNSN chính là công cụ giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng nhất.
Mẫu S2c-DNSN dùng để làm gì?
Sổ này được mở để theo dõi, quản lý chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa. Đối tượng áp dụng bao gồm:
- Doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo phương pháp thu nhập tính thuế (như các trường hợp quy định tại Điều 6 và Điều 8 của Thông tư 58/2026/TT-BTC).
- Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhu cầu quản lý kho bài bản.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi từng cột và hàng mẫu sổ S2c-DNSN
Theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, mỗi trang sổ phải phản ánh đầy đủ các cột sau để đảm bảo tính pháp lý:
- Cột A, B (Hóa đơn, Chứng từ): Ghi số hiệu và ngày, tháng của Phiếu nhập kho hoặc Phiếu xuất kho.
- Cột C (Diễn giải): Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ (ví dụ: “Nhập kho hàng mua của Công ty A”).
- Cột D (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường của loại vật tư, hàng hóa đó (ví dụ: Cái, Chiếc, Kg, Mét…).
- Cột 1 (Đơn giá): Ghi đơn giá nhập kho, đơn giá xuất kho hoặc đơn giá tồn kho của từng mặt hàng.
- Cột 2, 3 (Nhập): Ghi Số lượng và Thành tiền của hàng hóa nhập vào kho (Thành tiền = Cột 2 x Cột 1).
- Cột 4, 5 (Xuất): Ghi Số lượng và Thành tiền của hàng hóa xuất ra khỏi kho (Thành tiền = Cột 4 x Cột 1).
- Cột 6, 7 (Tồn): Ghi Số lượng và Thành tiền của hàng còn lại trong kho sau mỗi lần nhập/xuất.
- Cột 8 (Ghi chú): Ghi các thông tin bổ sung cần lưu ý về hàng hóa hoặc nghiệp vụ đó.
Ví dụ minh họa thực tế
Chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho mặt hàng “Quạt máy Senko” tại Cửa hàng Điện máy TTT trong tháng 06/2026.
Số liệu giả định:
- Số dư đầu kỳ: Tồn 10 cái, đơn giá 500.000đ/cái.
- Ngày 05/06 (Nhập kho): Mua thêm 20 cái (Phiếu nhập PN01), đơn giá 560.000đ/cái.
- Ngày 15/06 (Xuất kho): Bán 15 cái (Phiếu xuất PX01).
- Tính đơn giá xuất kho (Bình quân gia quyền): (10 x 500.000 + 20 x 560.000) / (10 + 20) = 540.000đ/cái.
Trình bày trên Sổ S2c-DNSN:
| Hóa đơn, chứng từ ( A – B ) | Diễn giải (C) | ĐVT (D) | Đơn giá (1) | Nhập (2-3) | Xuất (4-5) | Tồn (6-7) | Ghi chú (8) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ | Cái | 500.000 | 10 – 5.000.000 | ||||
| PN01 – 05/06 | Nhập quạt máy (hóa đơn số 123) | Cái | 560.000 | 20 – 11.200.000 | 30 – 16.200.000 | ||
| PX01 – 15/06 | Xuất bán lẻ | Cái | 540.000 | 15 – 8.100.000 | 15 – 8.100.000 | ||
| Cộng phát sinh | 20 – 11.200.000 | 15 – 8.100.000 | |||||
| Số dư cuối kỳ | Cái | 540.000 | 15 – 8.100.000 |
Các chứng từ bắt buộc phải dùng kèm mẫu sổ S2c-DNSN
Để có số liệu ghi vào sổ S2c-DNSN, doanh nghiệp siêu nhỏ phải lập và lưu trữ các chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): Lập khi mua vật liệu, hàng hóa về nhập kho để theo dõi nguồn nhập và làm căn cứ ghi sổ,.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Lập mỗi khi xuất hàng ra bán hoặc sử dụng cho sản xuất để tính giá vốn và kiểm soát hao hụt,.
Giải đáp nhanh về Sổ S2c-DNSN
Không bắt buộc nộp định kỳ, nhưng bạn phải lưu trữ tại doanh nghiệp ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán) để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu của cơ quan thuế khi cần thiết.
Mọi nghiệp vụ phải được phản ánh trung thực, kịp thời. Nếu phát hiện sai sót, bạn nên gạch chéo dòng sai và ghi lại dòng mới đúng hoặc thực hiện điều chỉnh theo quy định về sửa lỗi sổ kế toán.
Số dư cuối kỳ tại Cột 7 chính là số liệu để bạn điền vào chỉ tiêu “Hàng tồn kho” (Mã số 130) trên Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01-DNSN),.
Không cần hàng ngày, nhưng kết thúc kỳ kế toán (tháng/quý/năm), sổ phải được ký bởi Người lập biểu, Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách) và Người đại diện theo pháp luật.
