Hóa đơn điện tử 2026: Chi tiết 16 lưu ý quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần biết?

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và có điểm bị bãi bỏ bởi khoản 4 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

…

Theo quy định trên dưới đây là bảng tổng hợp thông tin về Hóa đơn điện tử 2026: Chi tiết 16 lưu ý quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần biết như sau:

STT	Nội dung	Chi tiết
[1]	Sai đơn giá, thuế suất, thành tiền	Người bán không được hủy hóa đơn mà phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
[2]	Sai tên, địa chỉ người mua	Người bán không cần được hủy hóa đơn mà chỉ cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
[3]	Chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình	Người bán không cần sửa hóa đơn cũ mà chỉ cần lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại. Trong hóa đơn mới ghi rõ phần chênh lệch, dương ghi dấu (+) hoặc âm ghi dấu (-).
[4]	Hàng trả lại, giảm giá sau khi xuất hóa đơn	Người bán không dùng hóa đơn thay thế mà bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh.
[5]	Ngày ký số cách ngày lập lớn hơn 1 ngày	Người bán lập và ký số lớn hơn 1 ngày là sai quy định. Chỉ được phép hiểu phải ký và gửi cơ quan thuế ngay trong ngày làm việc tiếp theo.
[6]	Xuất hóa đơn và ngày Chủ nhật	Pháp luật về hóa đơn không cấm trường hợp người bán xuất hóa đơn vào ngày Chủ nhật. Tuy nhiên, phải ký và gửi cơ quan thuế chậm nhất vào thứ 2 tuần làm việc tiếp theo.
[7]	Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền	Người bán phải lập, ký và gửi ngay trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo, không được phép xuất lùi ngày.
[8]	Hộ kinh doanh có doanh thu lớn hơn 1 tỷ/năm	Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
[9]	Doanh nghiệp bán lẻ chưa đăng ký hóa đơn điện tử	Doanh nghiệp bán lẻ chưa đăng ký hóa đơn điện tử là sai quy định vì từ ngày 01/6/2025 bắt buộc dùng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
[10]	Khách lẻ không cung cấp thông tin	Người bán vẫn phải xuất hóa đơn và dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
[11]	Chứng từ khấu trừ thuế TNCN	Từ ngày 01/6/2025 chứng từ khấu trừ thuế TNCN được chuyển 100% sang bản điện tử, bỏ hoàn toàn bản giấy.
[12]	Nhiều hóa đơn cùng tháng, cùng khách	Người bán được phép lập 01 Mẫu số 04/SS-HĐĐT sử dụng chung.
[13]	Hóa đơn có mã cơ quan thuế	Người bán phải ký và gửi ngay vào ngày làm việc tiếp theo.
[14]	Hóa đơn vận tải	Trong hóa đơn, người bán bắt buộc phải thể hiện được biển số xe, hành trình đi và đến (kể cả logistics hay xe xuất khẩu).
[15]	Hóa đơn khuyến mại	Người bán phải kèm theo danh sách chi tiết hàng hóa theo chương trình đã đăng ký trước đó.
[16]	Hóa đơn xuất khẩu	Người bán lập hóa đơn không quá 01 ngày làm việc sau khi được thông quan.