Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp toàn bộ nội dung giúp bạn nắm bắt chuẩn xác về việc quy đổi thu nhập Net sang Gross (Gross-up), tích hợp các thay đổi trọng yếu từ lộ trình cải cách thuế năm 2026. Hướng dẫn đặc biệt chú trọng vào việc xử lý các chính sách nhân sự quốc tế (Expat) và tuân thủ hồ sơ pháp lý mới nhất.
1. CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
Từ kỳ tính thuế năm 2026, các doanh nghiệp bắt buộc phải thực thi Luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) số 109/2025/QH15 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Việc chuyển đổi từ hệ thống 7 bậc thuế xuống 5 bậc thuế không chỉ là thay đổi về con số, mà là một cuộc tái cấu trúc chiến lược gói thu nhập (C&B) cho chuyên gia nước ngoài.
Theo Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, nguyên tắc quy đổi (Gross-up) dựa trên “Thu nhập làm căn cứ quy đổi” bao gồm: Thu nhập thực nhận cộng các khoản lợi ích trả thay (tiền nhà, bảo hiểm không bắt buộc, các lợi ích khác) trừ đi các khoản giảm trừ.
PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ: Việc nâng mức giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Điều 10 Luật 109/2025 giúp giảm đáng kể áp lực thuế cho nhóm thu nhập trung bình cao. Doanh nghiệp cần tận dụng việc tinh gọn biểu thuế để đàm phán lại các gói lương Net, đảm bảo giữ nguyên Tổng chi phí (Total Cost) của doanh nghiệp nhưng vẫn gia tăng thu nhập thực nhận cho chuyên gia, từ đó tăng tính cạnh tranh trong thu hút nhân tài quốc tế.
2. QUY TẮC QUY ĐỔI NGOẠI TỆ KHI TÍNH THUẾ (GROSS-UP)
Theo Điều 17 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập bằng ngoại tệ phải quy đổi sang VNĐ tại thời điểm phát sinh thu nhập theo quy tắc sau:
| Đối tượng chi trả thu nhập | Tỷ giá áp dụng |
| Tổ chức mở tài khoản tại Việt Nam | Tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi tổ chức mở tài khoản. |
| Tổ chức không mở tài khoản tại Việt Nam | Tỷ giá trung tâm của Ngân hàng Nhà nước hoặc tỷ giá tính chéo công bố trên Cổng thông tin của NHNN. |
3. CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ VÀ BIỂU THUẾ LŨY TIẾN TỪNG PHẦN (ÁP DỤNG TỪ 2026)
Hệ thống định mức mới theo Điều 10 Luật 109/2025 và Điều 46 Nghị định 253/2026:
- Giảm trừ gia cảnh: Bản thân (15,5 triệu đồng/tháng); Người phụ thuộc (6,2 triệu đồng/tháng/người).
- Bảo hiểm: Các khoản BH bắt buộc (XH, YT, TN) và bảo hiểm hưu trí tự nguyện/nhân thọ được trừ tối đa 03 triệu đồng/tháng (tổng cộng phần DN và cá nhân đóng).
- Hồ sơ người phụ thuộc ngoại quốc: Phải thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt đối với các chứng từ do nước ngoài cấp (Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn…). Sử dụng Mẫu số 20-ĐKT hoặc 20-ĐKT-TH theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.
Biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc (Điều 9 Luật 109/2025):
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng (Triệu VNĐ) | Thuế suất (%) |
| 1 | Đến 10 | 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 | 10% |
| 3 | Trên 30 đến 60 | 20% |
| 4 | Trên 60 đến 100 | 30% |
| 5 | Trên 100 | 35% |
4. CÔNG THỨC QUY ĐỔI THU NHẬP NET SANG GROSS
Bước 1: Xác định Thu nhập làm căn cứ quy đổi Thu nhập quy đổi = Thu nhập thực nhận + Các khoản trả thay – Các khoản giảm trừ (Không bao gồm tiền thuê nhà tính riêng và các khoản “giả định” tại Mục 5).
Bước 2: Quy đổi sang Thu nhập tính thuế (TNTT) Dựa trên Biểu thuế 2026, áp dụng công thức theo từng bậc (đơn vị: triệu VNĐ):
| Bậc thuế | Thu nhập làm căn cứ quy đổi (Y) (Trđ/tháng) | Công thức xác định Thu nhập tính thuế (X) |
|---|---|---|
| Bậc 1 | Đến 9,5 | X = Y / 0,95 |
| Bậc 2 | Trên 9,5 đến 27,5 | X = (Y – 0,5) / 0,9 |
| Bậc 3 | Trên 27,5 đến 51,5 | X = (Y – 3,5) / 0,8 |
| Bậc 4 | Trên 51,5 đến 79,5 | X = (Y – 9,5) / 0,7 |
| Bậc 5 | Trên 79,5 | X = (Y – 14,5) / 0,65 |
LƯU Ý KỸ:
Xử lý Tiền thuế/nhà giả định: Theo Điều 46 NĐ 253, nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách cân bằng thuế toàn cầu (Home-Country Neutrality), các khoản “tiền thuế giả định” hoặc “tiền nhà giả định” khấu trừ vào lương Net của Expats sẽ không được tính vào thu nhập làm căn cứ quy đổi. Đây là kỹ thuật trọng yếu để tránh tính thuế trùng cho chuyên gia nước ngoài.
Các con số trừ lùi (0.5, 3.5, 9.5, 14.5) là phần tích lũy thuế của các bậc thấp hơn, cho phép kế toán tính toán nhanh mà không cần chia nhỏ từng mức thu nhập.
5. XỬ LÝ CHÍNH SÁCH THUẾ GIẢ ĐỊNH (HYPOTHETICAL TAX) VÀ NHÀ GIẢ ĐỊNH (HYPOTHETICAL RENT)
Trong quản trị nhân sự quốc tế, chính sách Cân bằng thuế (Tax Equalization) được áp dụng để đảm bảo Expat không bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt về thuế giữa hai quốc gia.
- Bản chất: Các khoản “Thuế giả định” (Hypothetical Tax) và “Nhà giả định” (Hypothetical Rent) là những khoản khấu trừ nội bộ mà người lao động phải tự chịu theo thỏa thuận điều chuyển.
- Nguyên tắc khấu trừ: Theo Điều 46 Nghị định 253/2026, các khoản này không được tính vào thu nhập làm căn cứ quy đổi.
- Tư vấn chuyên gia: Việc loại trừ các khoản này giúp DN tránh đánh thuế trùng hoặc đánh thuế trên những khoản thực tế không phải là lợi ích mà người lao động nhận được tại Việt Nam. Kế toán cần tách bạch các khoản này trên phiếu lương trước khi thực hiện Gross-up.
6. QUY TRÌNH 3 BƯỚC CHUẨN HÓA TÍNH TOÁN KHI CÓ TIỀN THUÊ NHÀ TRẢ THAY
Khoản lợi ích tiền thuê nhà trả thay luôn là biến số phức tạp nhất do bị khống chế mức trần 15% theo Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Bất kỳ sai sót nào trong quy trình này cũng dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí hoặc truy thu thuế.
- Bước 1: Quy đổi vòng 1 (Tạm tính): Xác định Thu nhập tính thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà (X1) từ thu nhập Net thực nhận (sau khi trừ các khoản giảm trừ và bảo hiểm bắt buộc).
- Bước 2: Xác định giá trị tính thuế của tiền thuê nhà: So sánh giữa 15% của X1 và Tiền thuê nhà thực tế. Chọn giá trị nhỏ hơn để đưa vào thu nhập tính thuế chính thức.
- Bước 3: Quy đổi vòng 2 (Chính thức): Cộng giá trị xác định tại Bước 2 vào Thu nhập làm căn cứ quy đổi ban đầu để giải phương trình tìm Thu nhập tính thuế cuối cùng (X2).
CẢNH BÁO RỦI RO: Doanh nghiệp tuyệt đối không cộng gộp 100% tiền thuê nhà vào lương Net trước khi Gross-up. Việc này sẽ vi phạm nguyên tắc khống chế 15%, gây lãng phí ngân sách thuế cho doanh nghiệp. Ngoài ra, cần tách bạch tiền điện, nước khỏi tiền nhà vì các khoản này thường tính theo thực tế trả thay mà không được hưởng mức trần 15%.
7. VÍ DỤ TÍNH TOÁN CHI TIẾT 2 VÒNG
Dữ liệu: Mr. John (Cư trú, giảm trừ bản thân 15,5 triệu VNĐ), lương Net nhận tại Việt Nam sau khi trừ các khoản giả định là 120 triệu VNĐ, tiền thuê nhà DN trả thay thực tế là 25 triệu VNĐ.
| Bước | Nội dung tính toán | Kết quả (Triệu VNĐ) |
|---|---|---|
| Vòng 1 | Quy đổi thu nhập chưa tiền nhà | |
| 1 | Thu nhập làm căn cứ quy đổi (120 – 15,5) | 104,5 |
| 2 | TNTT chưa tiền nhà áp dụng công thức Bậc 5: (104,5 – 14,5) / 0,65 | 138,46 |
| 3 | Thu nhập chịu thuế (TNCT) chưa tiền nhà (138,46 + 15,5) | 153,96 |
| Vòng 2 | Tính lợi ích nhà ở và Tổng thuế | |
| 4 | Mức khống chế tiền nhà (15% x 153,96) | 23,09 |
| 5 | TNCT từ tiền nhà (So sánh 25 và 23,09 -> lấy mức thấp hơn) | 23,09 |
| 6 | Tổng TNCT cuối cùng (153,96 + 23,09) | 177,05 |
| 7 | Tổng TNTT cuối cùng (177,05 – 15,5) | 161,55 |
| 8 | Thuế TNCN phải nộp: (161,55 x 35% – 14,5) | 42,04 |
| Kết quả | Tổng thu nhập Gross (120 + 42,04 + 25) | 187,04 |
8. HẠCH TOÁN THUẾ TNCN NỘP THAY VÀ CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ
Để phần thuế TNCN nộp thay được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải tuân thủ tuyệt đối các điều kiện:
- Hồ sơ pháp lý: Hợp đồng lao động phải ghi rõ điều khoản lương không bao gồm thuế (Lương Net).
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, mọi giấy tờ chứng minh người phụ thuộc của Expats cấp tại nước ngoài bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Nếu thiếu bước này, phần giảm trừ 6,2M sẽ bị loại, kéo theo sai lệch toàn bộ công thức Gross-up và chi phí thuế tương ứng sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.
- Tối ưu hóa qua chính sách Bệnh hiểm nghèo: Doanh nghiệp cần cập nhật danh mục 35 bệnh hiểm nghèo tại Thông tư 50/2024/TT-BYT. Nếu chuyên gia nước ngoài mắc các bệnh như Ung thư giai đoạn cuối hoặc Suy thận nặng, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ theo Mẫu 01/MGTH để xin giảm thuế TNCN, giúp tối ưu hóa ngân sách nhân sự trong những tình huống rủi ro.
LỜI KHUYÊN CHIẾN LƯỢC: Kế toán cần thực hiện rà soát tình trạng cư trú của người nước ngoài ngay từ thời điểm nhập cảnh. Đối với các trường hợp xuất cảnh trong năm, bắt buộc phải hoàn thành quyết toán thuế theo Mẫu số 02/QTT-TNCN trước khi rời Việt Nam. Việc kiểm soát chặt chẽ chứng từ tiền nhà và hồ sơ giảm trừ gia cảnh chính là “lá chắn” an toàn nhất cho chi phí thuế của doanh nghiệp trong kỳ thanh tra.
