Điều kiện làm người phụ trách kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ

Rất nhiều người đang thắc mắc không biết liệu người phụ trách kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ có cần các điều kiện gì hay không? Dựa trên nội dung từ Thông tư 58/2026/TT-BTC, các quy định về nhân sự và điều kiện đối với người làm kế toán (bao gồm cả người phụ trách kế toán) trong doanh nghiệp siêu nhỏ được nới lỏng tối đa để phù hợp với quy mô đơn vị.

Trong quản trị doanh nghiệp siêu nhỏ, yếu tố tin cậy và tiết kiệm chi phí nhân sự luôn được đặt lên hàng đầu. Hiểu được điều này, Thông tư 58/2026/TT-BTC đã đưa ra những quy định mang tính “mở” rất lớn về bộ máy kế toán. Liệu chủ doanh nghiệp có được để cha, mẹ vợ, chồng, anh chị em hay con cái giữ túi tiền của công ty? Doanh nghiệp có bắt buộc phải thuê kế toán trưởng với chi phí đắt đỏ?

• Người thân của lãnh đạo: Doanh nghiệp được phép bố trí người làm kế toán là cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc hoặc cấp phó của những người này.
• Kiêm nhiệm chức danh: Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người thường xuyên thực hiện nhiệm vụ mua, bán tài sản trong doanh nghiệp cũng có thể được giao nhiệm vụ làm kế toán.
• Thuê dịch vụ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê dịch vụ làm kế toán ngoài từ các công ty uy tín, cá nhân bên ngoài theo quy định của pháp luật.

Trái với các doanh nghiệp quy mô lớn yêu cầu khắt khe về chứng chỉ và chức danh, Thông tư 58/2026/TT-BTC khẳng định: Doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Thay vì phải bổ nhiệm một kế toán trưởng, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp:

• Bố trí người phụ trách kế toán: Đây là chức danh thay thế cho kế toán trưởng trong các đơn vị siêu nhỏ.
• Quyền hạn của người phụ trách kế toán: Người này có quyền ký thay vị trí kế toán trưởng trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị.

Sự thay đổi này giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực về mặt pháp lý cũng như chi phí tiền lương cho các chức danh quản lý kế toán chuyên nghiệp, đồng thời vẫn đảm bảo tính hợp pháp trong việc ký kết các hồ sơ thuế và tài chính.

Thông tư 58/2026/TT-BTC không quy định khắt khe về bằng cấp chuyên môn hay chứng chỉ hành nghề cụ thể đối với người phụ trách kế toán trong doanh nghiệp siêu nhỏ như đối với các loại hình doanh nghiệp lớn hơn. Thay vào đó, văn bản tập trung vào việc cho phép doanh nghiệp tự chủ sắp xếp nhân sự dựa trên nhu cầu thực tế và sự tin cậy (cho phép cả người thân làm kế toán) để tối ưu hóa bộ máy quản lý.

Công việc của người phụ trách kế toán tập trung vào việc vận hành bộ máy kế toán tinh gọn nhưng phải đảm bảo tính pháp lý:

• Ghi chép và phản ánh nghiệp vụ: Có trách nhiệm phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực và minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ và sổ kế toán để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan nhà nước.
• Ký xác nhận hồ sơ: Người phụ trách kế toán được quyền ký thay vị trí kế toán trưởng trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị.
• Xác định nghĩa vụ thuế: Căn cứ vào hóa đơn và chứng từ để tính toán số thuế GTGT, thuế TNDN và các loại thuế khác (nếu có) phải nộp vào ngân sách nhà nước theo đúng phương pháp thuế doanh nghiệp đã chọn.
• Lập báo cáo tài chính: Đối với các doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc, người phụ trách kế toán phải tổng hợp số liệu từ sổ sách để lập Báo cáo tình hình tài chính và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm.
• Lưu trữ và bảo quản: Đảm bảo các chứng từ, sổ sách được bảo quản và lưu trữ tại doanh nghiệp theo quy định để cung cấp thông tin khi có yêu cầu kiểm tra.

Người phụ trách kế toán sẽ làm việc với ba nhóm giấy tờ chính sau:

Đây là những giấy tờ ghi nhận các giao dịch hàng ngày:

• Hóa đơn: Bao gồm hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy bán ra/mua vào.
• Phiếu thu & Phiếu chi: Dùng phiếu thu (Mẫu 01-TT) và phiếu chi (Mẫu 02-TT) để quản lý dòng tiền mặt ra vào thực tế hàng ngày của doanh nghiệp.
• Phiếu nhập kho & Phiếu xuất kho: Dùng (Mẫu 01-VT) phiếu nhập kho và (Mẫu 02-VT) phiếu xuất kho để theo dõi vật liệu, hàng hóa nhập – xuất kho.
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn: Dùng trong trường hợp mua hàng không có hóa đơn/chứng từ từ người dân hoặc hộ kinh doanh theo quy định của pháp luật thuế.

Tùy vào phương pháp nộp thuế, người phụ trách kế toán sẽ sử dụng các mẫu sổ sau:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: Có các mẫu như S1-DNSN, S2a-DNSN, S3a-DNSN tùy theo phương pháp thuế.
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2b-DNSN): Dùng mẫu S2b-DNSN cho doanh nghiệp nộp thuế TNDN trên thu nhập tính thuế.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: Dùng mẫu S2c-DNSN Quản lý kho.
• Sổ chi tiết tiền: Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bạn dùng mẫu S2d-DNSN.
• Các sổ bổ trợ khác: Sổ công nợ (S4a), Sổ tài sản cố định (S4b), Sổ vốn chủ sở hữu (S4d)….

Doanh nghiệp siêu nhỏ (trừ nhóm nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % doanh thu) phải lập:

• Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01-DNSN): Phản ánh tài sản và nguồn vốn.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02-DNSN): Phản ánh lãi, lỗ trong kỳ.

Dù quy định về nhân sự rất thông thoáng, doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc cốt lõi:

• Tính minh bạch: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời và trung thực vào sổ sách kế toán.
• Trách nhiệm của người đại diện: Người đại diện pháp luật vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác và hợp pháp của các báo cáo tài chính.

Kết luận: Quy định cho phép người thân làm kế toán và thay thế kế toán trưởng bằng người phụ trách kế toán là một giải pháp thiết thực, sát sườn với thực tế hoạt động của các doanh nghiệp siêu nhỏ tại Việt Nam. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa bộ máy mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.