Trong kinh doanh, không phải lúc nào chúng ta cũng nhận được hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) khi mua hàng, đặc biệt là khi mua nông sản trực tiếp từ người dân hoặc thuê mướn các dịch vụ nhỏ lẻ. Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ có một quy trình xử lý các chi phí này rất rõ ràng và tinh gọn để đảm bảo tính hợp pháp mà không cần bộ máy kế toán phức tạp.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý các chi phí không có hóa đơn dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, người phụ trách kế toán cho DN siêu nhỏ không có chuyên môn kế toán:
Hiểu đúng về “Chi phí không có hóa đơn”
Trong kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ, hóa đơn là chứng từ quan trọng nhất, nhưng nếu không có hóa đơn, bạn vẫn được phép ghi nhận chi phí nếu có các chứng từ thay thế hợp lệ,,. Mục đích của việc này là để phản ánh đúng số tiền bạn đã bỏ ra, giúp cơ quan thuế xác định đúng thu nhập thực tế của doanh nghiệp.
Quy trình 3 bước xử lý thực tế
Khi bạn mua hàng từ một người bán không có hóa đơn (ví dụ: mua nguyên vật liệu như rau củ từ hộ nông dân, thuê thợ sửa điện nước cá nhân), bạn cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ Đây là tờ khai quan trọng nhất thay thế cho hóa đơn. Bạn liệt kê danh sách hàng hóa/dịch vụ đã mua, số lượng, đơn giá và tổng số tiền. Bảng kê này là căn cứ để xác định các khoản chi phí và thu nhập tính thuế sau này,,.
Bước 2: Làm thủ tục nhập kho (nếu là hàng hóa) Nếu bạn mua vật liệu, sản phẩm về để bán hoặc sản xuất, bạn phải lập Phiếu nhập kho. Chứng từ này chứng minh hàng đã thực sự về đến doanh nghiệp,.
Bước 3: Chi trả tiền và lập chứng từ thanh toán Để chứng minh bạn đã trả tiền cho người bán, bạn cần lập Phiếu chi. Đây là bằng chứng cho việc dòng tiền đã thực sự xuất khỏi quỹ của doanh nghiệp,.
Các biểu mẫu cụ thể cho từng trường hợp
Tùy vào việc bạn mua gì, hệ thống biểu mẫu sẽ khác nhau:
| Trường hợp mua hàng | Biểu mẫu cần sử dụng | Ghi vào sổ kế toán nào? |
|---|---|---|
| Mua nguyên liệu, hàng hóa nhập kho (VD: mua gỗ, thực phẩm…) | Bảng kê thu mua – Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) – Phiếu chi (Mẫu 02-TT) | – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2b-DNSN) – Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa (S2c-DNSN) – Sổ chi tiết tiền (S2d-DNSN) |
| Thuê dịch vụ, nhân công ngoài (VD: thuê sửa nhà, bốc xếp…) | Bảng kê dịch vụ – Phiếu chi (Mẫu 02-TT) | – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2b-DNSN) – Sổ chi tiết tiền (S2d-DNSN) |
| Mua công cụ sử dụng ngay (không qua kho) | Bảng kê thu mua – Phiếu chi (Mẫu 02-TT) | – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (S2b-DNSN) – Sổ chi tiết tiền (S2d-DNSN) |
Bạn có thể xem và tải Thông tư 58/2026/TT-BTC tại đây
Giải đáp thắc mắc thường gặp (Dựa trên Thông tư 58)
Có. Doanh nghiệp siêu nhỏ được quyền thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung các biểu mẫu chứng từ để phù hợp với thực tế kinh doanh, miễn là vẫn đảm bảo tính minh bạch, trung thực và tuân thủ Luật Kế toán.
Các chứng từ như Phiếu chi, Phiếu nhập kho cần chữ ký của người lập biểu, người phụ trách kế toán (không bắt buộc phải là kế toán trưởng) và người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Chủ doanh nghiệp)
Dù nộp thuế theo tỷ lệ % (không tính theo lợi nhuận) thì bạn vẫn nên lập Bảng kê và lưu trữ chứng từ chi phí để kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu tài sản, nguồn vốn của đơn vị mình,. Điều này giúp quản lý dòng tiền nội bộ hiệu quả và minh bạch.
Có, nếu chúng được lập đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán,. Thông tư 58 khẳng định dữ liệu từ các sổ kế toán và bảng kê này là căn cứ để doanh nghiệp đối chiếu nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.
Bạn cũng xử lý tương tự bằng cách lập Bảng kê thu mua và Phiếu chi. Nếu món đồ đó dùng lâu dài (tài sản cố định), bạn cần ghi thêm vào Sổ tài sản cố định (Mẫu S4b-DNSN) để theo dõi khấu hao hàng năm.
